A Certidão Negativa de Débitos (CND) é um documento que pode ser solicitado pelo MEI em diversas situações, como abertura de conta bancária, solicitação de crédito, participação em licitações, contratação com empresas e comprovação de regularidade fiscal.
Muitos microempreendedores, porém, não sabem exatamente onde emitir a certidão, quais informações são verificadas e o que fazer quando o documento não é liberado.
No caso do MEI, a certidão de regularidade fiscal perante a Fazenda Nacional é emitida em conjunto pela Receita Federal (RFB) e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN). Ela verifica a existência de pendências relacionadas aos tributos federais e à Dívida Ativa da União administrados por esses órgãos.
Neste artigo, você vai entender como emitir a Certidão Negativa do MEI, quais tipos de certidão podem aparecer, o que significa cada resultado, quais débitos podem impedir a emissão e como regularizar a situação.
A chamada "Certidão Negativa do MEI" normalmente se refere à Certidão de Regularidade Fiscal perante a Fazenda Nacional.
Esse documento comprova a situação fiscal do contribuinte perante a:
A certidão abrange os tributos federais e a Dívida Ativa da União, incluindo contribuições previdenciárias administradas pelos órgãos envolvidos.
Para o MEI, portanto, a certidão é uma forma de demonstrar que o CNPJ está em situação regular perante a Fazenda Nacional, dentro do alcance da certidão.
Sim.
A emissão da Certidão de Regularidade Fiscal pela Receita Federal é um serviço gratuito e pode ser realizado pela internet.
O procedimento não exige o pagamento de taxa para emissão da certidão.
Por isso, o MEI deve ter cuidado com sites ou pessoas que cobram simplesmente para realizar uma emissão que pode ser feita diretamente pelos canais oficiais.
O procedimento é relativamente simples.
A emissão é realizada pela internet, por meio do serviço oficial da Receita Federal.
Entre no serviço de emissão da Certidão de Regularidade Fiscal da Receita Federal:
Emitir Certidão de Regularidade Fiscal — Receita Federal
Como o MEI possui CNPJ, a consulta deve ser realizada utilizando a opção destinada à pessoa jurídica.
A Receita Federal informa que a emissão pode ser feita mediante o número de identificação do contribuinte, no caso da empresa, o CNPJ.
Digite o número completo do CNPJ.
Confira os números antes de prosseguir para evitar erros na consulta.
Se não houver pendências que impeçam a emissão, a certidão será disponibilizada.
Segundo a Receita Federal, quando a situação fiscal está regular, a emissão ocorre de forma imediata.
Depois de emitir a certidão, é recomendável:
A Certidão de Regularidade Fiscal emitida pela Receita Federal possui validade de 180 dias, conforme as informações atuais do serviço oficial.
Isso significa que uma certidão emitida anteriormente pode deixar de ser aceita depois desse período.
Por isso, se uma empresa, banco ou órgão público solicitar uma certidão atualizada, o MEI pode precisar emitir um novo documento.
É importante entender que nem sempre o resultado será uma Certidão Negativa de Débitos.
A Receita Federal informa três possibilidades principais.
É emitida quando não existem pendências fiscais que impeçam a emissão.
Na prática, é o resultado que o empreendedor normalmente procura quando alguém solicita uma "certidão negativa".
Ela indica regularidade fiscal perante a Fazenda Nacional dentro do alcance da certidão.
Essa situação merece bastante atenção.
O empreendedor pode possuir determinada dívida ou pendência, mas ela pode estar com a exigibilidade suspensa, como ocorre, por exemplo, em determinadas situações de parcelamento regular.
Nesse caso, é emitida uma Certidão Positiva com Efeitos de Negativa.
Embora o nome contenha "positiva", ela pode ser aceita como comprovação de regularidade para diversas finalidades, dependendo da exigência feita pelo interessado.
Por isso, não significa necessariamente que o MEI esteja "irregular" em todos os sentidos.
É emitida quando existem pendências fiscais que impedem a emissão de uma CND ou de uma CPEND.
A Receita Federal informa que a certidão positiva pode estar relacionada, por exemplo, à existência de dívidas ou à falta de entrega de determinadas declarações.
Nesse caso, o MEI deve verificar quais são as pendências antes de simplesmente tentar emitir novamente a certidão.
Essa é uma das dúvidas mais comuns.
Um DAS do MEI não pago pode gerar uma pendência que afete a regularidade fiscal e, dependendo da situação, impedir a emissão da certidão negativa.
Por isso, não basta verificar se o CNPJ está ativo.
É possível ter o CNPJ ativo e, ao mesmo tempo, possuir pendências fiscais.
O MEI deve verificar a situação fiscal do CNPJ para identificar exatamente quais débitos ou obrigações estão impedindo a emissão.
Nem sempre.
Depois de regularizar uma pendência, pode existir um período para que os sistemas sejam atualizados.
A Receita Federal informa que, após a regularização das pendências, a certidão pode ser liberada automaticamente entre 2 e 5 dias, dependendo da situação.
Portanto, se o MEI acabou de pagar um débito e a certidão ainda não está disponível, pode ser necessário aguardar a atualização dos sistemas.
Não são apenas os DAS atrasados que podem causar problemas.
A Receita Federal lista diversas situações que podem impedir a emissão da Certidão de Regularidade Fiscal, entre elas:
Por isso, quando a certidão não é emitida, o ideal é descobrir qual é exatamente a pendência.
Quando a emissão não é possível, o próximo passo é consultar a situação fiscal.
A Receita Federal orienta que o contribuinte consulte o Relatório de Situação Fiscal, disponível no portal e-CAC, para identificar as pendências que estão impedindo a emissão.
O relatório pode ajudar a identificar problemas relacionados a:
Assim, o empreendedor consegue saber o que precisa ser regularizado.
O MEI pode utilizar os serviços digitais da Receita Federal para verificar sua situação.
A Receita orienta o contribuinte a acessar o e-CAC e consultar a situação fiscal quando a certidão não puder ser emitida pela internet.
O caminho informado pela Receita é relacionado à consulta de Certidões e Situação Fiscal e à consulta de pendências.
Essa consulta é importante porque evita que o empreendedor fique tentando emitir a certidão repetidamente sem saber qual é o problema.
Para obter uma certidão negativa, é necessário que não existam pendências que impeçam sua emissão.
Isso significa que o empreendedor deve ficar atento não apenas ao pagamento do DAS, mas também às demais obrigações do MEI.
Entre os cuidados estão:
A própria Receita Federal informa que a falta de entrega de declarações e inconsistências em obrigações podem impedir a emissão da certidão.
Não necessariamente.
Esse é um erro bastante comum.
O CNPJ pode continuar ativo mesmo quando existem:
Portanto, consultar apenas a situação cadastral do CNPJ não é suficiente para concluir que o MEI está fiscalmente regular.
A certidão possui justamente a finalidade de comprovar a situação fiscal perante a Fazenda Nacional.
São documentos e consultas diferentes.
Mostra informações cadastrais e a situação do CNPJ.
Pode indicar, por exemplo, se o cadastro está ativo.
Verifica a existência de pendências fiscais perante a Fazenda Nacional.
Portanto, uma empresa pode estar com o CNPJ ativo e não conseguir emitir uma CND.
É importante ter cuidado com essa interpretação.
A Certidão de Regularidade Fiscal emitida conjuntamente pela Receita Federal e PGFN comprova a regularidade perante a Fazenda Nacional, considerando os créditos administrados por esses órgãos.
Ela não deve ser interpretada como uma declaração universal de inexistência de qualquer obrigação ou débito perante todos os órgãos públicos.
Por exemplo, podem existir situações relacionadas a:
que não estejam abrangidas por essa certidão federal.
Sim.
Dependendo da finalidade, pode ser necessário apresentar uma certidão emitida por outro órgão.
Por exemplo, determinada prefeitura pode exigir uma certidão municipal, enquanto um órgão estadual pode solicitar uma certidão relacionada aos tributos estaduais.
Por isso, antes de emitir qualquer documento, é importante verificar qual certidão foi solicitada.
A CND federal não substitui automaticamente todas as outras certidões existentes.
Pode precisar.
O próprio Portal do Empreendedor informa que certidões e comprovantes de regularidade podem ser solicitados para finalidades como:
Em uma licitação, entretanto, é fundamental verificar exatamente quais documentos são exigidos no edital.
Dependendo da contratação, podem ser solicitadas certidões de diferentes órgãos.
Sim.
Instituições financeiras podem solicitar documentos para análise cadastral e de crédito.
A CND pode ser utilizada como comprovante de regularidade fiscal, embora a documentação exigida varie de acordo com o banco e com o produto financeiro solicitado.
O próprio Portal do Empreendedor cita a abertura de conta bancária e a solicitação de empréstimos entre as situações em que certidões e comprovantes podem ser solicitados.
Se uma certidão já foi emitida anteriormente, não é necessariamente preciso fazer todo o processo novamente.
A Receita Federal possui um serviço específico para consultar certidões de regularidade fiscal já emitidas e obter segunda via.
Consultar certidões de regularidade fiscal emitidas
O serviço também é gratuito.
Sim.
A autenticidade das certidões pode ser conferida pelos canais disponibilizados pela Receita Federal.
Isso é importante porque uma empresa, banco ou órgão público pode verificar se o documento apresentado é legítimo.
Se o sistema não liberar a certidão, não significa necessariamente que o MEI tenha um grande débito.
Pode existir alguma pendência cadastral, obrigação não entregue, pagamento ainda não processado ou outra inconsistência.
A Receita Federal recomenda consultar a situação fiscal para identificar a causa.
O procedimento recomendado é:
1. Consultar a situação fiscal
Descubra qual pendência está impedindo a emissão.
2. Regularizar a pendência
Pague o débito, entregue a obrigação ou corrija a informação necessária.
3. Aguarde a atualização
Em algumas situações, a liberação ocorre automaticamente entre 2 e 5 dias após a regularização.
4. Tente emitir novamente
Depois da atualização, faça uma nova consulta.
5. Solicite liberação se necessário
Se a situação já estiver regularizada, mas a certidão continuar indisponível, pode ser necessário utilizar o serviço específico para comprovar a regularidade e solicitar a liberação.
Pode acontecer de o MEI identificar uma pendência que considera indevida.
Nesse caso, simplesmente pagar um débito que não existe pode não ser a melhor solução.
É necessário verificar a origem da pendência e, quando for o caso, apresentar a documentação necessária para comprovar a regularidade.
A Receita Federal informa que, quando a pendência for comprovadamente indevida, pode ser solicitado procedimento para liberação da certidão.
Uma dívida parcelada e com a exigibilidade suspensa pode permitir a emissão de uma Certidão Positiva com Efeitos de Negativa, conforme a situação fiscal.
Isso é diferente de uma CND propriamente dita.
Portanto, o empreendedor que possui débitos parcelados deve observar qual documento foi emitido e verificar se ele atende à finalidade para a qual foi solicitado.
Não.
A CND indica que não existem pendências fiscais que impeçam a certificação de regularidade.
Já a CPEND é emitida quando existem determinadas pendências, mas elas estão com a exigibilidade suspensa ou em situação que permite a emissão com efeitos de negativa.
Apesar da diferença, a CPEND pode ser aceita em várias situações como prova de regularidade fiscal.
Por isso, é importante verificar o que o banco, empresa ou órgão público solicitante exige.
Não.
A emissão da Certidão de Regularidade Fiscal pode ser realizada gratuitamente nos canais oficiais da Receita Federal.
Um contador pode ajudar quando existem pendências, dúvidas ou necessidade de regularização, mas a simples emissão da certidão não exige contratação de profissional.
Uma boa prática é não esperar surgir uma necessidade urgente para descobrir que existem pendências.
O empreendedor pode acompanhar regularmente:
Dessa forma, quando precisar apresentar uma certidão para um banco, cliente ou órgão público, a situação tende a estar mais organizada.
Antes de solicitar a CND, confira:
☐ O CNPJ do MEI está correto.
☐ Os DAS foram pagos.
☐ As declarações obrigatórias foram entregues.
☐ Não existem multas pendentes.
☐ Não existem parcelamentos em atraso.
☐ Não existem outras pendências fiscais.
☐ Os dados cadastrais estão atualizados.
☐ Você sabe exatamente qual certidão foi solicitada.
☐ A certidão emitida ainda está dentro do prazo de validade.
CNPJ ativo não significa necessariamente regularidade fiscal.
Outras pendências também podem impedir a emissão.
Pode ser necessário aguardar a atualização dos sistemas.
Sem identificar a pendência, fica difícil resolver o problema.
São documentos diferentes e podem ter finalidades distintas.
A emissão pode ser feita gratuitamente pelos canais oficiais.
A Receita Federal informa que a falta de declarações pode impedir a emissão.
Emitir a Certidão Negativa do MEI é um procedimento simples e gratuito que pode ser realizado pela internet.
A chamada CND do MEI é, normalmente, a Certidão de Regularidade Fiscal perante a Fazenda Nacional, emitida em conjunto pela Receita Federal e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional. Ela verifica a situação do contribuinte em relação aos tributos federais e à Dívida Ativa da União administrados por esses órgãos.
Se não existirem pendências que impeçam a emissão, o documento pode ser disponibilizado imediatamente. Atualmente, a certidão possui validade de 180 dias.
Quando a CND não é liberada, o MEI não deve simplesmente tentar novamente várias vezes. O correto é consultar a situação fiscal para descobrir se existem débitos, multas, declarações não entregues, parcelamentos em atraso ou outras pendências.
Também é importante lembrar que a CND federal não substitui automaticamente certidões estaduais ou municipais. Se um banco, empresa ou órgão público solicitar uma certidão específica, o empreendedor deve verificar exatamente qual documento precisa apresentar.
Manter as obrigações do MEI em dia é a melhor forma de evitar dificuldades quando surgir a necessidade de comprovar a regularidade da empresa.
A satisfação dos nossos clientes é a nossa maior recompensa. Confira alguns depoimentos.
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